Randy Pausch 時間管理演講

Time Management by Randy Pausch

2008年,Randy Pausch生前在維吉尼亞大學進行的一場演講,教導學生、老師如何善用自己時間的演講。這場演講十分實用,並且可一窺Randy教授平常工作的態度和對待世界的不同角度。

講者介紹

Randy Pausch

美國卡內基梅隆大學的計算機科學、人機互動及設計教授

蘭迪·弗雷德里克·鮑許是美國卡內基梅隆大學的計算機科學、人機互動及設計教授。2006年9月,他被診斷患有胰腺癌。儘管進行了手術和化療,他還是於2007年8月被告知癌細胞已經轉移至肝臟及脾臟,至多可以再存活3到6個月。波許於2008年7月25日過世,得年47歲

譯者介紹

翻譯人員洪曉慧

繁體編輯朱學恒、洪曉慧

簡體編輯朱學恒、洪曉慧

檔案後製處理洪曉慧、謝旻均


Randy Pausch 時間管理演講

  • Gabe:歡迎來到維吉尼亞大學。我注意到幾張從外地來的熟面孔,很感激你們撥冗前來。我們今天非常榮幸可以邀請到我的好友,也是我的導師 Randy Pausch來演講。我在1992年首次遇見Randy,當時我正任教維吉尼亞大學。我非常幸運能夠一開始就了解Randy偉大之處以及他過人的真誠、勇氣和美德。當時已感人至深。Randy作為導師是尤達、科克艦長,還有金凱瑞的混合體。他獨到的智慧、領導能力和幽默感這些年來讓我學到許多人生的重要課程。Randy總是向我和其他人提出最忠實的建議,這些建議都不牽扯到政治:正確,事實上有時是沒有禮貌。但我很感謝Randy,我們要求的導師就是這樣。我的成功很大部份歸功於他,他確實是完美的導師。古有名訓,有才華的做能做之事,天才做必須做的事。這些年來,對我和很多人,Randy的天才是很有價值的資產。他敏銳的機智經常逗我們開懷大笑,即使現在依然如此。Randy不斷提醒我們:那些認為無法寓教於樂的人可能兩者都不懂。事實上,Randy將教育的樂趣提升至全新境界,我們永遠感激他這樣做,以及為我們的人生增添美好價值。Randy的影響會持續流傳,打動世上更多的人。現在介紹工學院院長Jim Aylor。他有更多Randy的事情告訴我們,謝謝!

    Jim Aylor:哇~真的很開心看到大家在這裡-工程及應用科學院。很高興你們參與,一同表揚我們的同事和朋友Randy Pausch。我知道現場座無虛席,所以我真的很感謝各位出席。我想向大家多談一點Randy的背景。我知道你們很多人都認識他,無論是直接或間接的認識。然後我宣佈幾項對於維吉尼亞大學工程學院非常有意義的事情,特別這也是我們對外界的首度發表。Randy在1982年從布朗大學電腦科學系拿到學士學位,1988年在卡內基美隆大學拿到電腦科學博士學位,取得博士後他任教維吉尼亞大學電腦科學系,成功取得終身教職。他在維吉尼亞大學建立人機互動的重要研究,可能更重要的,他是全心投入的教育家,也是許多學生和同事的精神導師。他在維吉尼亞大學最重要且最成功的計畫就是ALICE軟體,這是用來設計動畫的軟體,已證明極為有效,激發中學女生持續對電腦產生興趣。事實上,非常感謝EA(藝電)公司的協議,下一個ALICE版本會使用史上最受歡迎的電玩遊戲「模擬人生」的3D角色,這是Randy的傑出成果。更重要的,這是對提升電腦科學認識的重大貢獻。

    很開心在此代表Curry教育學院所長Bob Pianta還有我自己跟大家宣佈維吉尼亞大學「年輕女領導者」計劃。維大婦女中心和Curry教育學院一個歷史悠久的導師,計劃為身陷困境的中學女生和大學女同學配對,目的在提升兩者的自尊與領導技巧。這計劃現正與電腦科學系合作,打算加入ALICE初始計畫是讓中學女生和她們的大學導師接觸3D動畫虛擬世界的電腦概念,這會在幾個重要方面有影響性的突破。這都是Randy最關心的,包括鼓勵年輕女性進入科技領域,幫助處境困窘的社群建立跨領域的橋樑,把Randy的傑出遺教融合這項有價值的計劃令維大深感榮幸。

    在卡內基美隆大學,Randy一同創立了娛樂科技中心,這活動是基於科技人與非科技人共事的原則,一起企劃用於娛樂、啟發與激勵的產品。他也曾在迪士尼公司的想像工程任職。我很高興告訴大家,迪士尼的Hyperion出版社剛宣布出版一本有關Randy的書《最後的演講》,由Randy和華爾街日報記者Jeff Zaslow聯名撰寫。Randy所做的都充滿感染的熱情,即使他正面臨逆境,這精神到現在沒有絲毫減退。Randy身為人夫和三個小孩的父親,是一個聰明、有趣、勇敢的男子漢,我很感謝他選擇將今天和我們分享,也很榮幸歡迎他回來維吉尼亞大學演講。現在一起歡迎Randy Pausch教授。

    Randy Pausch:謝謝你們,你們對我真的很好,但請記住,在享用完餐點之前千萬不要給服務生小費。謝謝Gabe和Jim,我非常感謝你們這樣介紹我出場,他們兩位都是我認識已久的朋友。我曾在維大任教,我愛這所學校,這是一所很棒的學校,其傳統、歷史與尊重都是我所景仰。我也希望美國社會保存這樣的特性,我喜歡這所學校也是因為它保留了這些特性。我認為每一大學的行政人員都應該學習維吉尼亞大學的誠信守則,並自問:為什麼我們不能這樣做?我想這大學有很多值得去愛的方面。

    今天演講的主題是「時間管理」,你們可能都知道狀況有點不尋常。我認為此時此刻我是權威,跟你們談如何運用有限的時間。我在一年半前展開跟胰臟癌的抗戰,做腫瘤科醫師說必須要做的事。他說:如果有選擇,你不會選這個八月十五號,這是我的電腦斷層掃描。逐張的看,我的肝臟大概有十幾個腫瘤,當時醫生告訴我,我喜歡他們這樣告訴病患:你還有三到六個月的健康生活。這是種樂觀主義和正面講法,就好像你在迪士尼樂園問人:遊樂場幾點關?遊樂場開到晚上八點。所以我有三到六個月健康的生活。嗯,讓我們來算一下:今天是三個月又十二天了,所以照理來說我是不應該在今天出現在維吉尼亞大學的。我很開心跟你們說,我接受了緩和的化療,如果持續有效會為我爭取多幾個月的時間。我現在的健康非常好,今天我不會做伏地挺身,因為Gabe在這裡,我不想炫耀。Gabe的身材真的不錯,我在健康方面相對也保持得很好。我昨天才做完化療,你們都應該試試,感覺很棒,但這避不了我的時間有限這問題。

    有人說:為什麼你要演講?我今天來這裡演講有很多理由,其中一個是,我說我要來這是一個非常簡單的理由,而且我的身體也做得到。另外一個理由是,到維吉尼亞大學不像到其他陌生的地方。人們說:為什麼不把所有的時間花在家人身上?回來這裡一天,就暗喻和文字而言,我是在陪伴我的家人。你們可能在我以前的演講看過這些照片,我的外甥Chris和外甥女Laura。Laura是這裡的四年級學生,Jefferson先生的大學(UVa)。Laura,妳可以站起來一下讓他們看妳長高了嗎?大家看到啦!我很開心今天晚上她在這裡。照片另外一個就是Chris,你可以站起來讓大家看看你有沒有長得更高?無論生理或心理層次,他們都有長足的進步。作為他們的舅舅真好。這裡有歷史系的教員或博士生嗎?任何歷史人嗎?那一位歷史人請在演講後去找Chris,因為他現在是William和Mary學院的大二生,有興趣在未來攻讀歷史博士學位。在歷史博士課程規劃上,沒有幾間大學能與維吉尼亞大學並駕齊驅,所以我現在正在幫我外甥拉關係!這樣夠清楚了吧!

    我們今天要聊什麼?今天要談的不像你看過我以前的演講,今天的演講很務實。我答應回來演講的其中一個理由,就是Gabe和許多教員告訴我他們獲得許多如何處理事情的有形價值,我也深信時間是唯一關乎重要的物品,所以這是非常務實的演講。有啟發性,意思是啟發你在有限的時間做實際的事,來完成更多。我要具體講如何設定目標,如何避免浪費時間,如何應付老闆。原先是如何應付指導教師,但我想用更廣的定義來講,所以不會很專注學術界。我會建議如何把事情分派給人,一些特別技巧和工具讓你們獲得更多的知識、想法或技術,以及解決生活中的現實問題,例如壓力、事情耽擱。如果你做事不拖延,你擁有美好體型的機率也很大。不需要做任何筆記,假如有手提電腦打開,我以為你在即時通訊或者撰寫電子郵件,或者你正在聽音樂的話,那請至少戴一下耳機。今晚的演講會放在我的網站,這很方便,如果想知道什麼時候,抬頭看有紅星的投影片,就是我希望你真的了解的部份。相反的,如果沒有紅星,那就......

    第一點我想談的就是,我們美國人不怎麼會管理我們的時間。我們管理金錢很在行,作為文化,我們很有興趣去管理金錢,賺多少代表身分地位等等。但我們沒有把時間提升到這地位,我真的被大家浪費時間的習慣給嚇呆了。其中我注意到,很少人把時間當做金錢,其實兩者是極為等同的。當我是教師時,問學生的第一件事就是:你認為你的一小時值多少錢?或者你替一家公司工作:你的時間對公司來講值多少錢?大多數人通常都不了解,如果你的年薪是五萬美元,公司可能用兩倍的錢來僱用你,因為有暖氣、燈光和其他員工等等。所以如果你的五萬美元年薪是公司成本,這就是說公司每年收入要有十萬美元,如果用時薪計算,你就會開始了解你的一小時值多少錢。或是買現成的,或是外包這項工作?清楚知道公司為你一小時要花多少錢令人震驚,會改變你的做事行為,因為你開始了解到,哇~如果省下三小時,換算成金錢,這省下好大一筆錢啊!所以,開始把時間跟金錢看作同一樣東西。我想Ben Franklin很早就知道這一點了,你一定要管理時間,要把它當作你的錢來管理。

    我了解到,不是所有的美國人都會去管理他們的金錢,這也是為什麼有信用卡和財產抵押。但是人們至少明白,他們不會覺得你問得怪怪的:我可以看一下你家的金錢預算嗎?事實上,當我說「你家的預算」,你會假設我是說金錢的事情,但其實我真的想要談的是你家的時間預算。學生在迎新期來到卡內基美隆大學的娛樂科技中心,我會跟他們說:這是碩士學程,每個人都付全額學費,大概是每學期三萬美金。我首先會提到:如果你到辦公室跟我說,我覺得這不值得每年六萬美金,我會把你趕出辦公室,我不會有這樣的討論。天啊,那個Randy真的是渾蛋。對,他們說得是對的!但是我會接著說:因為金錢不是那麼重要,你可以稍後賺更多錢,你想要把這生命的兩年找回來就做不到。如果你到辦公室跟我談「錢」,我會把你丟出去。但是如果你到辦公室跟我說:我不肯定這是不是值得我花上兩年的好地方,我就會跟你聊整天,甚至整晚,因為我們在談「對」的事情,這件事情就是你的時間,一但消逝便永遠無法挽回。

    接下來有很多建議…特別給大學生的你們。在座有多少人是大學生?舉手讓我看一下。嗯,好!還年輕!套一句「週末夜現場」Hans和Franz所說的:先聽我說,待會才相信我!我談的很多都要一會兒過後才有意思,好事是Gabe自願把演講影片放在他的網站,我知道人們在網上觀看影片,我談的很多都要一會兒過後才有意思。如果你是學生,那當我提到老闆時請把他想像成指導教授;如果你是博士生,那請把他想像成博士生導師;如果你是小孩子,在看這場演講,那就把他想成是父母親,因為在某些意義上他就是你的老闆。我接下來講得很快,我擅長一些特定技巧,不擅長老生常談。老生常談不是不好,但不能幫忙我明天要辦成的事。俗語說,十個好的學者比不上一個精明的小偷。事實上,可以把句子的「學者」換成任何東西。今天的演講在某程度上取材自兩本書,過濾為精簡本更好。基本上我已經挑好書的金玉良言。

    我想要談「時間飢荒」,我覺得這是很好的短語。在座有沒有人認為自己的時間太多?好,沒人,太棒了!我喜歡「飢荒」這個詞,因為這有點像想到非洲。你可以把食物空運到那裡解決這個禮拜的危機,但問題的根源依然存在,需要的是一個治本之道。一個有關時間管理的解決方案提到:我在未來二十四小時幫你把事情弄好。這很可笑,就好像說:明年我會解決非洲的饑荒問題。你需要將眼光放遠,改變基本的流程,因為這問題是系統性的。我們有太多事要做,卻沒有足夠的時間做事。要記住,另一件事所談的不只是時間管理。時間管理聽起來不慍不火,就像牛奶泡烤麵包。演講如是:如何不要患上潰瘍?這就大大的吸引我!所以這大部份是人生道理,如何改變做事的方法以及分配時間,讓你活得更開心更美好。開場白提到樂趣,我非常喜歡!因為如果我把樂趣帶到學術界,也他媽的該是時候了。我想了解:如果沒有樂趣,幹嘛要做?人生苦短,如果你不享受…人們說:我有工作,但是我真的不喜歡。我就會說:你可以換工作。但很花工夫啊!沒錯!你說的對,那你就每天上班,幹你不喜歡的工作好了。謝謝,晚安。所以最終目是「樂趣」。

    我最喜歡以二兒子Logan舉例,我覺得他不知道如何讓自己不開心,雖然他做很多事對我兩夫妻來講都不好玩,但他一分一秒都是樂在其中。他不知道是不是鬼主意太多,充滿生命力,去做任何事他會一直保持這素質。他是我的小跳跳虎,每想起目標是帶領自己的生命,我總會想起Logan。我想盡量利用時間,但這只是方法,不是目標。目標是樂趣極大化!嚴謹的研究人員用錄影記錄,認為典型的上班族平均每天浪費兩小時。他們的辦公桌一團亂,他們找不到東西,他們錯過了約會,沒有為約會而準備,無法專心在座。如果感覺以上的事情是你生活一部份的請舉手。好,我想大家都舉手了!這是很常見的事情,所以如果一些事情困擾你,無需感到內咎,因為這也困擾著大家,包括我。

    接下來我要講的可能會有點老套。成功不會讓你好好管理時間,好好管理時間才會成功!如果我的事業成功,絕對不是因為我比其他教授聰明。環顧在座各位舊同事,看到Jim Cohoon在那裡。我不比Jim 聰明,我經常在維吉尼亞大學或卡內基美隆大學遇見教職員,暗想:天阿,這都是聰明人,而我竟然可以混進來。我以為我的後設技巧不錯,因為如果要跟跑得比你快的人並駕齊驅,就必須找到「對」的方式來最佳發揮你的技巧。先說目標優先安排和規劃人生,任何時刻的任何事情都要問:我為什麼要做這件事?我認識的人幾乎沒人以這核心原則開始:為什麼這件事在我的待辦清單?因為當你開始問:為什麼我…我的小孩就很會這樣問。我時常在家聽到:為什麼?為什麼?遲早他們停止去問為什麼,然後他們會說:好吧!我做就是了。所以要問:為什麼我要做這件事?目標是什麼?為什麼我會做得成功?我最愛說的:不做這件事情又如何?世上最好的事:待辦清單,還有一些我不做不會有人為此把我關在監獄的事。

    上個禮拜我「談」掉了超速罰單,這件事真的很酷!酷得跟我變成萬人迷或金髮帥哥差不多。我告訴警察為什麼搬家等等,他看著我說:以一個只能再活幾個月的人來說,你氣色不錯嘛!我拉起衣服讓他看疤痕,我說:我外表看起來很健康,可是腫瘤在裡面。他走回巡邏車......這回跟執法者打交道的經驗很正面,警察不會因為我忽略待辦清單而出現。這很棒,因為你把時間拿回了。設定目標時要記住另一件事,很多人專注於把事情做好,我覺得專注於把事情做好是十分危險,更重要的是「做對的事情」。如果你去做完「對的事情」,這比把錯的事情做得漂亮來得重要。請記住,沒人會管你把欄桿的下邊擦得多亮。Lou Holtz有一份長長的清單:Lou Holtz一生要完成的一百事。他每禮拜檢查一次清單,問自己:如果我不是為這一百件事努力,為什麼要為其他事花時間?這確是個掌控待辦事項的妙法。有一個80/20法則,有時你會聽到90/10法則,重點在於明白待辦清單,或人生中有極少數的事情卻產生最大的價值。如果你是個銷售員,80%收入來自20%客戶,所以你必須認清這20%,緊緊巴著他們不放,因為這是你的收入來源。你必須心甘情願說:這些東西有價值,其他的沒有。你要對這信念有勇氣說:我要棄掉那些其他的。

    要記得另一件事:經驗靠時間累積,而這是非常非常有價值。得到經驗沒有其他捷徑,好的判斷來自經驗,而經驗來自錯誤判斷。如果事情發展不順利,那代表你還有很多要學,事情會越做越順,這就是為什麼美國社會多付錢給做事經驗豐富的長者,因為我們是付錢買他們的經驗,因為我們知道經驗無法捏造。不要輕視靈感的力量,我的演講長達一小時,要引用到第一句迪士尼名言,Walt Disney有很多很棒的名言,我喜歡的一句就是:只要有夢想,夢想就有可能實現。很多朋友嘲笑我,我說:閉嘴,我只能告訴你靈感很重要。我不知道Walt是否正確,我只能告訴你:如果你不讓自己去夢想,我知道你永遠做不到。夢想的力量給我們途徑,這是邁向成功的第一步。Walt不只是夢想家,他也很努力工作。迪士尼樂園令我驚訝,把主題樂園的景點建起來有多困難,我略知一二。從第一鏟土到第一個顧客進場,他們只花了三百六十六天。試想州立大學要辦一些事要多長時間?相比之下這令人嘖嘖稱奇。有人問Walt Disney:你怎麼在366天完成的?他面無表情的回答:我們善用每一天。所以沒有捷徑,任何事要成功都有許多困難,工作計劃非常重要。

    時間管理有句老話:不做好計劃就是計劃去失敗。計劃必須有多層次,我每天早上起床都會有計劃。我會問我自己:今天要完成什麼?這個禮拜要完成什麼?每個學期要完成什麼?諸如此類的時間分段,因為我是學者,但這不代表你就被套住了。人們說:事情變化大,我要改變計劃。我就說:對啊,你要修正計劃,除非你先有計劃,否則你要修正什麼?你有藉口:我不用擬定計畫,因為情況可能有變,這只是麻痹,「沒人對我發號施令」的麻痹,所以就擬個計畫,知道這會修改,但這是開始的基礎待辦清單。在座有多少人可以出示待辦清單?好,還不錯。待辦清單的關鍵在於事情要分成小階段,我告訴你們,以前我剛進維吉尼亞大學當學者的時候,我的待辦清單寫著:得到終身職位。那很天真。我看了一會兒,說:這還真是難,我不認為我可以做到。我的孩子Dylan、Logan還有Chloe,特別是Dylan,到了可以清理自己房間的年齡,謝天謝地,但是他很不喜歡。Chris在笑了,因為我以前以此取笑他。但現在我可以要求我的小孩,Dylan會跑來跟我說:我沒辦法清理房間,太多東西了。他還是小孩,已經來這一套了。我就說:你可以把床整理好嗎?可以啊,我可以做得到很好。那你可以把衣服放進洗衣籃嗎?可以啊,我可以做得到。做好三四件事,接著就是:Dylan,你已經清理房間了。我清理我的房間了!他覺得自己很棒,他覺得有能力,皆大歡喜。當然,管理他的時間比我動手多一倍,但這沒關係,這就是老闆讓底下的人員成長,無論他的年齡大小。

    最後一件有關待辦清單的事。如果你有一堆事情要做,先去做最難的。古有名言:如果想吃青蛙,不要光看而不行動。如果想吃三隻青蛙,不要先吃最小的。接下來是整個演講裡面最重要的一頁投影片了。如果你想要在這投影片之後離開,我不會生氣,因為這以後就沒那麼重要了。這是我明目張膽偷來的點子,出自Steven Covey《與成功有約》,他對這個世界最偉大的貢獻。想想你的待辦清單。許多人排序他們的清單時,要不是「接過事情的順序」放在清單最後,要不就是依照截止時間排序,較為精明和有些幫助,但還是非常非常的不對。先看這待辦清單的四分框框,如果這四個框框依序是「重要而即將到期」、「重要而尚未到期」、「不重要但即將到期」、「不重要且尚未到期」,這四個框框:左上,右上,左下,右下,你認為應該要馬上處理?哪一個?左上!各位是很棒的聽眾。好,你認為該最後做哪一個?右下。這很簡單。明顯是第一,第四。依我的經驗,接下來是大家容易犯錯的地方。我們都會說:先做完框1,然後移到『不重要但即將到期』。你把這寫入框框清單真的令人吃驚,因為我確實見過有人這樣做。說:這快到期,而我知道這不重要,所以要馬上動工。關於時間管理,我教你最關鍵的是做完「重要且即將到期」,你應該移到這裡:「重要但尚未到期」。在你人生某一刻,你說:『不重要且即將到期』,我不做因為這不重要,這個圖裡表露無遺。你有時間去處理「重要但尚未到期」的事情,如此一來它下禮拜不會出現在「重要且即將到期」的框框,因為它在搖籃已被你殺掉。我太太不喜歡這個比喻。你把下禮拜才到期的事提前做好,因為不是明天到期,沒有時間壓力。因為預先考慮到,突然間你好像可以控制時間。

    紙張文件。你要知道的第一件事:雜亂的文件只會導致一團亂,桌上滿是東西什麼都找不到。你靠近書桌,它跟你說:「你是我的!而且我有你永遠做不完的事情!五彩繽紛的排列!」所以我發覺清理書桌真的很重要。稍後再談文件放在哪裡。書桌只有一份文件,哈哈!只有我和一份文件!一般是我勝出。時間管理秘訣之一:每張紙只碰一次。你拿到一張紙,只看一次,解決電子郵件也一樣。在座有多少人,我假設在座每人都有電子信箱,有多少人的收件夾有超過二十封電子郵件?喔!我來對地方了。收件夾不是你的待辦清單,我太太知道我習慣清空收件夾。有時候,這是存檔或加入待辦清單。記住,待辦清單是以重要性來排序,誰的電子郵件軟件有「以重要性排序」的按鍵?條理對我們日常生活很重要,寫程式的對此一無所知令人驚訝。不是責怪任何一家公司,我覺得他們失去一個好機會。我只是感到驚訝,大部分我認識的人都有收件夾。我必須要問,在座有多少人收件夾超過一百件電子郵件?喔,我不繼續追問了,這太令人傷心!你要認真處理收件夾的東西,看著信箱說:要麼我現在就讀,不然就歸檔,加入待辦清單。這是非常關鍵的事情,否則你每次讀電子郵件就會被淹沒,這跟雜亂的文件同樣的糟糕。

    你大概在猜想,這標題跟照片有什麼關係?一個檔案管理系統是非常必要的,我知道這回事,因為我娶了世上最好的太太,而她卻不是很會歸檔。她現在懂啦!婚後我們住在一起,解決一般的夫妻問題。我說:我們要有地方存檔,依字母排列。太太說:這似乎過份強迫…我說:好啦,寶貝…我就跑去宜家傢俱買了一個頗大,好看,附抽屜,但價位稍高的仿紅木大櫃。她很喜歡,因為看起來很漂亮。我們家就有依字母順序排序的收納櫃,也造就我們幸福美滿的婚姻生活。因為沒有聽到:親愛的,你知道什麼什麼放在哪裡嗎?也從來沒有因為有人不知道把東西放在哪裡而惹人生氣,因為東西各有所屬,當你在尋找重要收據或其他物品時這很重要。我認為建檔對於團體、婚姻、辦公室都很重要,即使只有你一個人,有地方存檔,總比花時間抓狂來的好。到底在哪裡?我記得它是藍色的,我在吃東西的時候還在看它耶。這不是一個歸檔系統!這是一團亂!很多人問我:你的書桌是什麼樣子?我太太會說:Randy需要為演講拍照時他的桌子就變成這樣,重點在於我是電腦阿宅,所以書桌在右邊,左邊是電腦工作站。情況允許,我喜歡把書桌擺在窗前,這是老照片,這些東西被液晶螢幕取代了。我還是把老照片留下來,重點不在於絢麗的高科技產品,關鍵是螢幕的空間。在座有多少人的電腦桌上有多過一個電腦螢幕?好,還不錯!我們漸入佳境了。我發現我可以三個電腦螢幕縮減到兩個,但無法縮減到一個,事情實在是太多了。有人這樣說:差別就像在家裡的書桌工作和在飛機上的小桌子辦事。理論上,飛機上的小桌子就夠你完成工作,只是實際上空間極小,所以多螢幕工作站是非常重要。稍後我講解每個螢幕的作用。長久以來,我對於使用多個螢幕的好處始終堅信不移。

    這是我的研究團隊,很久以前卡內基美隆的實驗室。這位是Caitlin Kelleher,現在是Kelleher博士,她目前在華盛頓大學聖路易斯分校。那時候,我們每人都有三個電腦螢幕,這根本花不了什麼大錢。如果員工增加一個螢幕的成本,和公司支付他的年成本相比,比例不到百分之一,那為什麼不這樣做呢?我要提出一個致勝秘笈:你應該跟老闆說--我要第二個電腦螢幕,沒有它我根本不能工作,Randy叫我來告訴你的,因為這會增加你的生產力。電腦全都可以推動兩個電腦螢幕,有什麼理由不這樣做?那這三個螢幕的作用分別為何?左方螢幕是待辦清單,一堆雜七雜八的,每人各有各的做法。我的方法是在第一欄添加0到9,文字編輯器可以快速排序,重點是依照優先次序排序。中間螢幕是信箱。注意收件夾是空的!我很努力,收件夾空空,我可以安心入眠。收件夾沒有整理,我變得容易生氣,太太會提醒我:我覺得你該清理收件夾了。第三個電腦螢幕顯示日曆,這是幾年前的日曆,我當時的日常生活就是這樣。我一般有很多約會,不管你用哪一套軟體,不在乎哪一種日曆,也不在乎是紙本日曆還是電子,能用就可以。但你要有系統,知道下禮拜二下午兩點應在那裡,即使你幹活不需要這些,你佔用許多腦袋空間來記住所有事情。我不清楚你的做法,但我的腦袋沒有空間容納紙本或電腦記下的所有事情。

    回到概覽。書桌本身放大一點來看。你看,我有一個工具,免持電話非常重要。在座有多少人在你們的書桌上有一個免持聽筒式電話?好,還不錯,但還是很多人沒有免持電話。我花很多時間在待接電話,生活在美國社會常常要聽這樣的訊息:你的來電對我們很重要。你看,我的行動和語言已經認知失調了,這像是世上最惡劣,最濫用的關係。想像男生在第一次約會的時候出其不意打你一巴掌,並說:親愛的,我愛你。這類似當今顧客服務中心回答電話的方式。免持電話最棒的地方在於按一下免持,然後撥號,接著你去做其他事。如果要耗上七分鐘,那就七分鐘吧,我只當作有人把音樂輸送到辦公室。這還不錯。我發現電話有計時器很便利,當某人在邦加羅爾那端終於接電話時,我可以跟他說:很高興跟你說話,我想你應該可以破紀錄,我已經等了七分半鐘。你不用生氣,只是說:假定你要記錄這些東西,你沒有生氣,他們也不會跟你鬧脾氣,反而會覺得內咎。這好啊,你只是要他內咎!免持電話真的很棒,免持電話可能是能買回來應付壓力最好的隨身物品。如果我在教授瑜珈和冥想的課程,我會說我們就儘管做瑜珈和冥想,我覺得這樣很棒。但每個人都要有免持電話,那在免持聽筒式電話的旁邊應該要有什麼?再講一下電話。我覺得電話非常浪費時間,商務電話應儘量簡短,所以我建議站著講電話,這是很棒的運動,告訴自己沒講完電話不準坐下,你會對自己變得更活潑而感到訝異。講電話,一開始就切入重點。哈囉,Sue,我是Randy,打電話給你是為了做好三件事。你已經給她一個大綱,所以一旦事情辦妥,你就可以說:太棒了,這就是我要講的三件事,很開心能跟你談話,下次再談,拜。砰!你就講完電話了。

    無論做什麼事情,千萬不要翹腳,如果你翹腳,那就全部完蛋了。另一個技巧是在桌上放一件你真的有興趣要做的事情,這樣下次電話響,你就會想,哇,我應該掛掉電話去做事還是一直聊下去?你打電話給別人,通常對方也都想聊下去,這就是辦公室裡浪費你時間的兇手!你已經知道什麼是浪費時間,如果接下來有這麼一件你想儘快去做的事,你會急於結束電話對話。所以你必須鞭策自己。結束電話對話對許多人來說是很困難的,我不會受多禮之苦。我姊非常了解我,再會心一笑。當我想要掛掉電話時,我就會掛電話。我會說:很想跟你聊下去,但我有學生在等我。現在我是教授,一定有學生在等我。有時候你遇上市場調查員,這很尷尬,因為很多人太有禮貌。市場調查員不會難倒我,因為我配合他們。所以如果你是市場調查員,打電話來我家,那你可犯錯了。我現在不方便,要不你留下你家的電話號碼,晚餐時間我再打過去。Seinfeld是非常高手,如果你想要玩得過火一點的話:我很想跟你談那件事情,但在這之前我有一些東西要賣給你!最好玩的是,他們永遠不知道你正跟他們搞笑,這實在是…你要掛斷市調員的電話,那你就在說了一半時突然掛斷。嗯,我覺得那真的蠻有趣,希望跟你…說到自我貶低,你掛斷自己的電話,他們猜到你的心意。如果他們再打回來,不接電話就是了。

    十年後,這場演講-在座各位只記得掛斷自己的電話,把電話集中在午餐前或下班前撥電話,因為對方有比跟你聊天更重要的事情要做。所以我發現在十一點五十分打電話是控制談話在十分鐘內的好方法。坦白來講,你可能認為自己很風趣,但是你不會比午餐更有趣。我很沉迷使用電話和時間的效率,所以我認為每個人應該都要有這個東西。我並不在乎時尚,我沒有藍芽,我有這個又大又醜的東西。嗨,我是時代生活雜誌的Julie,這東西讓我幹活,因為我活在有限時間,有好多事情要做,而我卻沒有很多時間,所以我每天騎腳踏車運動一小時,這就是我在騎腳踏車。看的仔細一點,你會發現我戴上這耳筒還有手機,每天有一個小時我就在我家附近騎腳踏車,這一小時辦好要講電話才做得到的事情,這不會剝奪我和太太、小孩相處的時間。我可以一邊騎腳踏車一邊講電話,我的法寶真驚人!天氣暖和時,這方法的效率比較好。我後來發現,即使在家裡也可以騰空雙手摺衣物,這可真是一心二用。我認為每一部電話都應該要配上頭戴收話器,等到某天我們全都體內植入生物機械,那就不是問題了。

    我的書桌上面還有什麼?住址蓋印,因為非常厭倦每次要寫住址。一盒紙巾。如果你是教職員,辦公室要有紙巾,因為如果-Jim在笑了,因為如果你用我的方式教書,辦公室少不了有學生在哭。我發現如何拆這樣的炸彈,我在紙巾盒子寫上CS352,或者什麼拿紙巾給他們時把盒子轉向他們。他們拿過紙巾就會說:喔…我會說,對,是給這個班級用的,你不是唯一的一個,所以桌上放紙巾很重要。還有感謝卡。接下來我問一個讓人難堪的問題,我不是針對任何人,但這很好說明問題。在座有哪位不是為了禮尚往來而寫感謝卡的請舉手,不是你送我禮物我回敬感謝卡,我是指親自用紙筆寫的感謝卡。不是電子郵件,電子郵件比什麼也沒有好一點,它就是比什麼都沒有好一點而已。在座有多少人上個禮拜有寫感謝卡?還不錯,這裡比其他地方表現好很多!不愧為維吉尼亞大學,騎士精神還沒有死。有多少人上個月有寫感謝卡?多少人在去年寫過感謝卡?在座只有極少數人在去年沒有寫過感謝卡,在座各位的父母大概會說:啊,那才是我的孩子。感謝卡真的很重要,很實際的方式來告訴對方你有多感謝。我身上帶著感謝卡,稍晚會寫感謝卡致謝最近幫助我的人。你會問:天啊!你還有時間寫感謝卡?我會說:我有時間去寫,因為這很重要,即使我現在的狀況,我一定抽時間寫感謝卡。就算你是狡猾奸詐的渾蛋,你還是要寫感謝卡。人們不常收到感謝卡,你會顯得不一樣,他們會記住你,好像唯一不重視感謝卡是在招聘的地方。現在有人寫感謝卡給招聘人員,我猜這表達出新畢業生的沮喪。感謝卡是很棒的事,我鼓勵你們到當地店家買一疊放在桌上,想用就用。我總是把感謝卡放在伸手可及之處。

    我之前講過,對別人感激之情是無法用卡片來表達。我在這裡取得終身教職時,自費帶了整個研究團隊到迪士尼玩了一個禮拜,我相信大動作的感謝之意,況且我也樂在其中,自己也想去玩,我不是沒有牧羊人就放羊吃草。還有什麼?我有回收紙張的箱子。這很棒,因為這有助拯救這星球,也幫助我省掉許多麻煩。想丟掉一些紙張,我就會丟到箱子,幾個禮拜就滿了,然後送去別的地方。我這樣做好比視窗/麥金塔的資源回收筒,可以把丟到回收筒的資料拿回來,這在真實世界也是可行的。大概每月一次,我會在那裡找回丟掉的發票,我以為不再需要,卻突然要用到的發票。這真的很方便,假如十年後我發表同一演講,我會說把發票放進掃描器。我無法想像十年後這些東西還是紙本,但如果是紙本,我只有掃描的概念,只要「咻」一下,紙本還沒放在桌上就掃瞄好了。這些玩意不會很難,所以我認為將來就是如此。當然,桌上還有電話簿和筆記本…我無法過著沒有便利貼的生活,無法接受窗外望不見小狗,因為小狗提醒我該出去和牠玩耍了。我結婚時是跟整個家庭結婚的,我有太太,還有兩隻漂亮的狗,這是另一條狗,我跟我太太有爭論,大家可以幫忙嗎?請舉手,有多少人認為語義上這條狗是在沙發上?沒有人!謝謝!謝謝!因為我家規定狗不能坐在沙發。有一天太太走進來…總之,很感謝你們同意我,這讓我感覺很棒。所以狗狗是很棒的。這些狗都已經過世了,不過仍然活在我們的心中。我每天還想到牠們,牠們是我生命的一部份。

    我簡報了怎麼整理辦公室、怎麼處理事情,這不是唯一的方法,我以前有一位優秀的助理Tina Cobb,她有一套完全不同的系統,喜歡把東西攤開來。多想一下,她的瘋狂是有方法的:這裡每件物品距離她的坐位都只是一臂之遙,就好像雙臂章魚,她處理很多事。所以如果別人有可用的方法,我不會強迫別人如何改變。Tina的工作效率比我好很多,所以我說,去做你認為合適的。每個人找出自己的系統,你要認真思考:怎麼讓我更有效率?談談辦公室後勤。在大多數辦公室環境,人們跑到彼此的辦公室、浪費彼此的生命。如果你的辦公室有一張舒服的椅子,倒不如你全身赤裸塗上奶油,跑到野外讓野獸攻擊你。我認為辦公室設計應該是讓自己舒服,選擇性體貼別人,所以不要舒服的椅子。我的辦公室備有摺疊椅,平時不用就靠牆,有人來找我談話他們必須站著,我也要站起來,如此一來我們為了想趕緊坐下而快點結束對話。但是如果事情需要多一點時間,我會優雅的打開折疊椅,畢竟我還是個紳士。有些人運用其他點子,削掉椅子前腳兩英吋,你在他們的辦公室要撐起自己。我不是鼓吹這樣,但我第一次見到覺得這真是聰明。

    安排時程很重要,你不是找時間來做要事,而是創造時間,創造時間就是選擇不做。其他有一個經濟學名詞大家應謹記在心,這就是「機會成本」。做一些沒有價值的事,壞處不是做了沒有價值的事,而是壞在你花的時間無法喚回,無法利用來做其他事情,所以這很重要。要如何避免不重要的事情浪費你的生命?你要學會說「不」。這樣做很棒,我最小的孩子Chloe學了這個新詞,兩個禮拜前她學會了現在無論什麼事都是不!不!不不不!不!我想她應該來演講才對。我問她,她說:不!所以她現在家裡玩,但我們都不喜歡說:不,因為對方請求幫助,我們總是希望表現高雅,所以我教大家幾個有禮貌的「不」。第一個就是:我很想幫助你,但真的忙得不可開交,我不想你深陷泥沼,找不到別人幫忙,我幫你,或者我是你的最後防線,但你必須繼續尋找其他人,這時你就可以看清對方的個性。如果對方說:太棒了,我找到笨蛋了,然後停止尋找,對方是濫用這關係。如果對方說:太棒了,現在我的壓力指數降到零,因為我知道這將不是悲劇,我會繼續尋找別的沒負擔的人來幫忙,這種人肯定得到許多幫助。我在唸研究所時,有一次四個人幫人搬家,有很多搬家派對都需要搬重物,我們有四個人,應該用十二個人,那真是漫長的一天。之後我制定新規則,從那時起,有人問我是否願意幫忙搬家,我會問他有多少東西。他們告訴我,我會說:這好像要八個人才夠,如果你告知另外七個人的名字,那我也幫你。那年一月在匹茲堡的搬家經驗後,我就再也沒有十四小時的搬家派對了。

    每個人都有高低潮,時間管理的大事是找出你最有創造力的時段,不惜一切保護它。這是專屬你個人的時段,如果有必要,可以留在家裡不惜一切捍衛它。另一件事就是找出空檔時間,在這段時間安排開會、講電話、運動、瑣事,做一些不用你處於最佳狀態的事情。我們都有這些時段,但不能靠直覺評斷。我發覺我最有效益的時段是晚上十點至午夜,這聽起來怪怪的,但這是我一天結束前的最後衝刺。談談干擾。有些人用計時錶和筆記本測量干擾,發現一般六到九分鐘有一次干擾,之後要用四到五分鐘重新投入原本的工作。如果你在寫程式,你可能無法回復工作情緒,損失可能是無限。算一下,五次干擾就浪費整個小時,所以一定要想辦法降低干擾的頻率和時間。我最常用的方法之一是,將電話轉成電子信箱,你打電話到我在卡內基美隆大學的研究室,你會聽到:我是Randy,請寄電子郵件給我。再一次,我大膽假設在座各位都有電子郵件。在座有多少人當新訊息進來時你的電腦會「叮」一聲,或者其他聲音提醒?現在還有人這樣做嗎?我實在是搞不懂你們這些人!我真的覺得那些電腦科學家們什麼都不懂,那些現成軟體設定每次有新電子郵件電腦就「叮」一聲,我們使用一套本意在降低干擾的軟體,實質卻變成干擾。把那個音效關掉。電子郵件的重點在於你有空時才看,而不是像Pavlove的狗等著下一封郵件。

    同樣你也要避免干擾他人。我為我的研究團隊及Tina設置盒子,有事要交代,我先放在箱子,等到一個禮拜或是盒子滿了,我走到大樓打擾他一次:這裡有八樣東西給你,怎樣才能長話短說?因為別人希望佔用的時間總比你想付出的多,有人來打擾並說:可以耽誤幾分鐘嗎?我回答:我工作正進行到一半。這是暗示:我暫停下來快快處理你,還要回到工作。或者你可以說:我只有五分鐘。這是說五分鐘後你可以選擇是否繼續對話,也可以等到五分鐘到了,說:我一開始就說我只有五分鐘,現在我必須停下來。這是在社交上經常使用的技巧,以限制打擾時間。如果對方是在你的辦公室又不懂你的暗示,我可不是說因為我是電腦科學家,因此經常接觸不懂社交的人,但如對方在你的辦公室又不懂你的暗示,你要做的就是站起來走向門口,恭維對方。因為某些理由,這是過程的關鍵。你感謝對方並握手為禮,如果對方還賴在那裡,那擔保你是碰上和我一樣深諳此道的人。反正你已經在門口了,那就繼續往外走吧。我發現許多人不喜歡談話對象時不時地看手錶,我的做法是在他們背後的牆上掛時鐘。他們看不到,我要知道時間,瞄一下就可以,很方便又不冒犯。

    時間日誌。時間是高價值資產,你最好知道你的時間用在那裡,時刻監督自己和更新,不要等到這一天將結束時才想起:十點半時我在幹嘛?因為我們的記憶力沒有那麼好,你要監察自己。我真心期望未來五年科技進步,可以自動生成時間日誌或是類似的東西,但目前可以做的是自己監察自己。這是空白的時間日誌,細節不重要,關鍵在於你填入資料有很多分類,你可以用不是很正規的方法,但你會得出許多時間流向的真實數據,而且總是不同。任何人做過預算表都會感到驚訝:我不知道乾洗花了這麼多錢,或是餐廳和其他總會讓你感到訝異的事。你開銷的比你以為的多,但說到時間預算,你會發現時間的去處和你想像截然不同。我所知的最好例子是圖靈獎得主Fred Brooks的時間鐘,他是傑出的電腦科學家,他的辦公室陳列著許多時鐘,你走進辦公室和他談話,他會問:這會議是關於研究或教學或是其它,他就按下正確的開關,等到週末他知道自己的時間花到哪去。這個人真是個天才。我和學生見面時,我認為這也適用於工作場合。我問:你有什麼時間表?每個禮拜都有固定的開會時間,看清楚和挑出浪費時間的空檔,只要看一眼我就知道你浪費時間在這個案例。這裡有一堂課......這特定時間有一堂課,下一堂課之前有我認出的空檔,課與課之間的空檔有一個或一個半小時,這是要浪費的黃金時間!我總是告訴學生捏造一堂課,這堂捏造課是在這一小時去圖書館一個特定地方,圖書館那地方只有你和你的書,如此一來有很大機率你會認真讀書。不要和朋友鬼混一小時,去捏造一門課,安排自己的小小讀書坊。這是簡單的技巧,如果實際執行效果好得令人驚奇。

    有了時間日誌數據,從中可以整理出什麼?我做了哪些可以不做的事情?別人可以做什麼?每天我都喜歡問:我有什麼工作可以指派給他人?我姐又笑了,因為她很清楚年輕時那個人是誰。哪些我可以做得更有效率?還有,我是怎麼浪費他人的時間?你把時間管理得好,就會發覺這需要互相合作。我想讓大家變得更有效率,這不是自私,也不是故意和你作對,而是如何讓大家一同完成更多。開始使用時間日誌,你會發現沒有變得更有效率,因此你試圖轉型成努力工作者,工作有效率才可以在下午五時回家和心愛的人一起,人們稱之為工作與生活的平衡。年輕的教員或許聽過一些神秘的說法,實際上這是可行的。婚後我工作的時間少了,發覺卻做得更多,我很驚奇最快拿到博士學位的研究生是結了婚和有小孩的,我想,這怎麼可能?這像是內置的船錨,很多事務要佔用時間。我單身,時間都是我的,這就是問題。因為時間都是自己的,所以沒有時間壓力。如果有家室,配偶可能說:你一個禮拜最好不要待在研究所超過40個小時,你進來就不會玩電腦遊戲,我可沒這麼做,你進來就開始做事。我像其他結了婚又有孩子的人一樣,我對時間管理的觀念變得…我的意思是,要玩真的了,因為如果我花太多時間在工作,有些人的生活會受到影響。

    另一件有關時間管理的事是,這讓你透過放大鏡判斷事情是否重要。我喜歡這張圖片,我把她的名字弄掉。這篇文章講這位懷孕的女士很擔心鑽洞機的巨大聲響影響還沒有出生的寶寶,施工隊都笑了,因為這個害怕鑽洞機噪音影響胎兒的女人手裏拿著一根香煙。你必須堅定的說:我一定要把時間和精力專注在真正重要的事情,不去擔心不重要的事情。我不是醫生,也不是電視裡的醫生,但我願意跟你打賭,如果我是那胎兒,我就會講:媽,不要抽菸!我可以忍受噪音啦!我說一個效益和效率的小故事。幾個禮拜前我已準備來這裡演講,我跟Gabe談到這件事,來這裡演講另外一個目的是給我太太一個驚喜,因為她最愛的警察(POLICE)樂團就在不遠處開演唱會,我們還拿到票,開車去Charlottesville看演唱會。甜心,既然我們都去那裡了,我很久以前就答應Gabe主講時間管理,她說:好啊,兩地距離開車大概三個小時,兩個行程合在一起非常有效率。兩天後她對我說:寶貝,我知道你準備演講是什麼一回事,演講前幾天你會像著魔一般的準備。我們詳細討論這件事,她說:這是我們的夫妻共處時間,請了保姆照顧孩子,而這夫妻共處時間被你著魔般的準備給擠掉了。我想了想,我說明顯的解決方案,夫妻時間就是夫妻時間,我們一起去參加演唱會,好好享受,我挑另一個日子回去演講。她說:這容易辦啊!這就對了!只要框架定得好,你就可以說:那我就只是開兩次車而已。但是最後我是跟姪子Christopher一起開車,我們聊天,我媽也來了,所以這段時間不是空檔,沒有浪費。事情的關鍵不在於效率,而是在於效益,最好的結果。當然,好事是我們去了警察合唱團的演唱會,謝謝Gabe還有Jim Aylor,因為我們真的去了演唱會。我太太非常開心,我就是後面的那傢伙,抱怨她今天沒有關心我,這實在是太棒了。他是很有魅力的紳士,絕對有魅力。

    談談耽擱。有一句老話:耽擱是偷取時間的小偷。耽擱很困難,跟大家分享一點見解:我們耽擱不是因為懶惰,有時人們把耽擱合理化。如果我等的夠久,或許我不用做這件事。這是真的。有時候你走運,另外一些人說:如果我現在動手要花上全部時間,如果只給截止前兩天,我兩天就做完了。帕金森定律:工作會填滿時間,這有一點兒道理,但我覺得要了解均衡的關鍵,最後一刻才動手代價是非常昂貴,在最後前一分鐘才動手代價會極為昂貴。你在處理一些事情,完工後可用美國郵務寄送,你就避免找FedEx速遞寄東西。我喜歡FedExFedEx支援全球耽擱的習慣。真的要趕時間,FedEx也幫忙,這是好事。我認為你要明白把事情拖到最後期限是壓力的來源,因為現在你找不到人,即使某人只是一天不在辦公室,你整個計畫就受阻,所以你要認真面對這些事情。另外,最後期限是非常重要,我們基本上是被最後期限支配。如果要處理一件事情還有相當長的時間才到期,定一個假的最後期限,把它當作真的。這很管用,因為這些最後期限必要時可以推後幾天,這沒有問題,壓力也較少。如果你在耽擱,你就要先找方法回到你的舒適地帶,確認為什麼你沒有熱情。我耽擱某件事情總有一個深層心理因素,一般是我認為我不會做得好,我害怕,這很難堪,或者是我害怕會失敗,有時牽扯到去問別人一些事情。人生當中我學到最神奇的事情之一,就是有時候儘管去問,美妙的事情就會發生,但是你要踏出一步去落實。

    我中了父母大樂透彩票,我有很棒的父母親,不幸家父不久前過世。這是一張我最喜歡的照片,我老爸很聰明,我沒辦法令他驚喜或印象深刻,他就是那樣的聰明。我們全家去迪士尼樂園,雲霄飛車來了,我們就要坐上去,我們注意到列車最前面的包廂,不知道照片看不看到。包廂有一位工程師負責駕駛雲霄飛車,包廂還有其他人,這頗為不尋常。我爸跟我談這件事情時我早已知道,因為我當過迪士尼的顧問。我爸說:他們可能是特別嘉賓吧。我說:我有辦法,有特別的方法可以讓你進去包廂。他說:真的嗎?什麼辦法?我說:我秀給你看。Dylan跟我來,我們朝那人走過去,我低聲跟Dylan說:Dylan,看到那個人沒有?去問那個人可不可以讓我們坐在前面。我們就去問那個服務員,他答道:可以啊。他打開閘門,我爸的表情就像…我說:我告訴你有辦法,我沒說這辦法很難!有些時候你要做的只是去問,就是這樣簡單。

    接著談談分派工作。現在沒有人單打獨鬥了,有別人協助,你可以完成更多。然而大多數人分派工作做得很差勁,他們把分派工作視為是把工作丟給別人。我沒時間做這件事,你接手吧。然後他們每件事情都要親手管理,這真是災難。分派工作給下屬第一件事就是授權,不要跟別人說:接手這件事要花任何錢,先回來提出申請。這不是授權,這是告訴他們你不信任他們。如果我信任你做這工作,我就信任給你所需的資源、預算、時間或其他你完成工作需要的東西,給他們一整套。另一件事,分配工作,但自己做最難做的。每當在展示會前需要清理實驗室,我帶著吸塵器自己清理,自己去做最髒的工作,明確表示你還願意雙手沾滿灰塵。好好對待你的下屬,人是最有用的資源,如果你幸運,有直屬部下,以尊嚴和尊重對待他們。粗野一點說,以關懷他們和他們專業發展的愛心去愛他們。說真的:員工和秘書是你的生命線!如果你不認同因為大方而善待他們,至少對他們不要太差,因為如果你不是這樣,他們會報復,狠狠的訓你一頓。我會為他們鼓掌喝采,你是自作自受。Alf Weaver在座,而我在班門弄斧。Alf在哪裡?他在那裡,就像在諾亞面前談洪水逃生。Alf Weaver教導我一件事,就是無論對同事還是下屬,如果想把事情做好,不能講得模糊不清。他說:交付別人做具體的事,具體日期、具體時間。星期四不是具體時間,星期四下午三點二十二分才是。引起對方注意,讓對方知道期限之前沒有做好有什麼具體懲罰或鼓勵。他停頓一下,接著說:記得是他們的懲罰或鼓勵,不是你,如果你在期限內沒有做好我就完蛋了!喔喔,真可怕!

    不要弄錯這重要的一點:挑戰你的員工!有人告訴我一個伎倆就是一直分派,直到他們抱怨。我不了解什麼是「直到他們抱怨」,但我發現分派工作不足也是麻煩。人們通常渴望有更多做事的機會,他們需要挑戰,他們想要向你和自己證明他們更有能力。放手讓他們去做溝通,必須清楚很多時候人們常因為跟老闆有誤會而沮喪,尤其在電子郵件時代,通過電子郵件溝通很容易,即使面對面談話,事後寄出簡短具體的電子郵件。這不是我們全在學律師,這就好像Wapner法官說的:寫下來!如果你記得「人民法庭」,Wapner法官說:如果沒有問題,這不是問題,它不會花你很多時間。但如果有問題,等一下,不會有問題,因為我們有書面紀錄,這就是魔法,沒有混淆,因為你不能不同意書面記錄。不要告訴人們他們要怎麼做事,告訴他們你要他們完成什麼事,給他們目標,不是程序,讓他們用你沒想過的解決方法給你驚喜,這些方法比你會用到的更有趣。讓他們用自己的方法做事,所得到的樂趣會比你直接教他們來得更多。你知道嗎?你在大學的工作是要尋找比你聰明的人,那就是你的學生。他們會提出你從來沒想過的東西。另外一件事就是告知人們每一任務的相對重要性。有人說:我老闆是食人怪物,他要我做五件事。我會說:他有沒有告訴你哪一件是最重要的?我想我可以問老闆,如果有五件事要辦好,哪幾件很重要。盲目做事只有20%機率,依照正確順序處理。好,年紀多小都可以分派工作。大家看到這兩張圖片哪裡不一樣?這是我的女兒Chloe,我愛死她了,希望她長大會是很棒的人。我知道她越早自己拿奶瓶就越好。

    社會學。要注意「向上指派」。有時你嘗試分配工作,但是人們嘗試推回給你。我看過一件最棒的事,某人的祕書跟他說:我做不來,你要拿回去。某人雙手置於身後,後退一步,然後他在那裡等。最後那個秘書說:或許我可以找到其他的解決方法。他就說:這實在是太棒了,我為你的想法感到驕傲。這真是優雅的姿勢,強化你想重複的行為。《一分鐘管理者》有一個我喜歡的故事,這談到你有沒有想過他們到底是怎麼讓殺人鯨跳過圈圈的?如果他們像現代美國主管,就會向殺人鯨咆哮:穿過圈圈!每次殺人鯨不穿過圈圈,就拿棍子打,這就是我們在辦公室訓練的方式。如果你好奇他們是怎麼訓練殺人鯨,去看看這本書吧。我現在知道他們讓牠去跳圈圈,這件事情真的很酷。強化你想重複的行為,人們做到你喜歡的事,讚賞和感謝他們,這種鼓勵方法比給獎金或者頒發榮譽狀好上許多。人們喜歡當面被告知:謝謝你,我很感激,你做的很棒!如果你不想分派出去的工作反派給你,就不要學怎麼做那件事。我很自豪我不知道怎麼使用影印機和傳真機,也不想去學,肯定我不打算這樣利用我剩下的時間。開會。一般行政人員的時間有40%或更多用於開會,我的建議是開會時把門鎖上,拔掉電話,拿走每個人的黑莓機。如果這件事值得我們花時間,它就是值得;如果這件事不值得我們花時間,它就是不值得。我可不想跟六個心不在焉的人同處一室,因為這實在是非常沒有效率。我認為除了特別情況,開會不應該超過一小時。我認為開會要有議程,幾年前開始我有一個習慣,我不參加沒有議程的會議。這做法的好處就是會議召集人必須在出席前事先想清楚為什麼要開會,不然就會變成:為什麼我們在這裡?因為我們要開會,我們的行事曆都有寫耶。這是典型的呆伯特時刻。

    會議最重要的方面,再次引用《一分鐘管理者》,其中提到〈一分鐘時間〉。會議結束要有人記錄,用一分鐘或更少時間寫下定案的決策:誰負責什麼事情、什麼時候到期,用電子郵件發給與會每一個人。你不這樣做,下個禮拜開會大家坐在那裡問:這件事誰負責?非常沒有效率。一分鐘時間。很快談談科技。我是電腦科學家,所以他們說:什麼小玩意讓我更有時間效率?我沒有任何答案,這要因人而異。我最喜歡的對科技的評語是來自中央佛羅里達大學的一位管理員。電腦很快,但需時甚久。很「禪」,換句話說,只使用值得使用的科技。到了最後科技是否讓我更有效率?這視乎你如何做事,每個人不一樣。記住,科技越來越瘋狂,我走進麥當勞點了快樂二號餐,他們問我要不要附上手機。我去雜貨店買十六片美國乳酪,附贈葛羅禮百科全書。這真令人毛骨悚然!記住科技是為了生活更美好。你們可能看過這個,我覺得非常幽默,只使用能夠幫助你的科技!我發覺如果科技讓你用新方法辦事,這科技是很棒的,以快一點的速度做同樣的事很不錯,但如科技改變工作流程…幾年前我在雕南瓜,我的好朋友F.M.,大家可以看到她膝蓋的右下方是草圖,把草圖放在南瓜上,利用特別的小雕刻刀,得出的不是像我做出來的業餘作品,得出的是「向月亮咆哮」。她先生Jeff和我都覺得這超酷,但我們那一刻要反叛傳統,就拿起電鑽刻南瓜。如果科技改變你做事的方法,你就用它。相信我,用電鑽雕刻的成品實在漂亮。

    談談佔據我們生活頗大部份的電子郵件。首先,不要刪任何郵件,全存下來,我大概十年前就開始這麼做了。有趣的是,歷史學家都在談論沒人保存日記了,真可惜。我們無從知道人們的日常生活,我說:你們很笨耶,我們大概十年前就進入新社交世代,我是活生生的例子。我的每一封信件不只是存起來,它們都還是可搜尋。如果我是名人、歷史學家,這蠻吹牛的,歷史學家可以實際看到我的通訊模式,比最有衝動保存日記的人好太多了。如果要談我是否自我反省的人,那是關於內容,就數量而言是很驚人。你可以把電子郵件通通存起來又可以搜尋,這真好,因為你可以找回五年前的東西,所以千萬不要刪除你的電子郵件。有一個重要的電子郵件法寶。如果要做好某件事,不要把電子郵件傳給五個人。嘿,有人可以處理嗎?這五個人只會想:是我先刪掉的!另外四個人會處理,不用我來。所以只寄給一個人,你真的想要把事情做好,寄給可以處理的那個人。再次注意Alf Weaver的說法:具體事情,具體時間。沒有比把副本寄給他們老闆更狡猾的懲罰。另外一點,在我教學生涯,我都會跟每個學生提這個。他們總是發電子郵件後就等別人回覆。我說:如果那人沒在四十八小時內回覆,嘮叨一下沒有關係,因為如果那人沒在四十八小時內回覆,以後會回覆的機率是零。或許不是零,但就是那樣的低。以我的經驗,四十八小時之內沒有回覆,大概不會收到他們的音訊,就開始叨擾他們吧。

    談談怎麼照顧老闆。有一句話:由下向上管理。我們都知道,所有老闆都是白癡,這是我從每個有老闆的人得到的感受。如果你有老闆,把交代的事情寫下來溝通清楚,問他們:下一次開會是什麼時候?到時我要完成什麼事情?你拿到的,好比是契約有問題,我應該找誰?我不想打擾你。記住老闆要的是結果,不是藉口。對放假的一般建議,只給打電話來的人兩種選擇。第一:我現在不在辦公室,請聯絡John Smith,事情緊急的話他可以幫你。或是:等我回來再打給我。為什麼要這樣做?因為你不想回來後有多多留言。Randy,你可以幫忙嗎?你回撥電話,問題在你放假的一星期已經解決了。另外一點就是,放假都要看電子郵件就不是放假。相信我,放假要看電子郵件就不是放假。我可以整個週末待在家裡不看電子郵件,這就是放假!可是如果我跑去夏威夷,帶著黑莓機,這不是放假。我結婚那一天宴客後馬上搭上大熱氣球,那個時候還沒有無線網路。我們蜜月旅行一個月,旅行真的很棒,雖然時間不夠長。我跟老闆Jim Morris說:這個月無法聯絡我喔。Jim 說:不能接受。我說:不能接受是什麼意思?他說:我付你錢,所以不能接受。我說:所以一定要有一個方法連絡我?他說:對!我說:好!如果你打電話到我的辦公室,電話答錄機就有這樣的訊息:我是Randy,我現在渡假,我三十九歲才結婚,蜜月旅行一個月,希望你不要因此有什麼意見。我老闆明顯有意見,所以他說一定要找得到我,我就告訴你要怎麼聯絡我,我岳父母住在某某鎮,這是他們的名字,如果你打到接線臺,可以取得他們的電話號碼,如果你可以說服我的岳父母你的事情比他獨生女的蜜月旅行還要重要,他們就會給你我的電話。

    接下來講幾個我最重要的建議。好酒沉甕底:打爛電視!研究指出,美國人一般每週看電視28小時,幾乎是全職工作四分之三的時間。如果你人生要拿回這些時間,你不用真的打爛電視。把插頭拔掉,放進衣櫥,用毯子蓋著,看看你可以撐多久。把金錢換成時間,尤其是年輕教員或家裡有小朋友的,該是花錢解決問題的時候了。僱人來除草,做你需要做的事。如果家有小朋友,盡量利用機會把錢轉換成時間,因為你的時間總是不夠用。另外請注意吃飯、睡覺、運動。一定要睡好覺,睡眠不足每件事都做不好。其他建議就是不要言而無信。有需要時,重新談判。如果你承諾星期二中午就可以辦好,你可以禮拜五打電話:我很想信守承諾,但真忙得透不過氣,要在禮拜二完工,週末就要加班,可以寬限嗎?很多時我會說,星期四也沒關係。我告訴你是禮拜二,但我禮拜四才會真的用到。對方可能說:沒問題,找Jim接手,他現在有空。如果對方堅持沒有寬限餘地,你說:沒關係,沒問題,我會信守承諾。如果沒有時間把事情做好,也沒有時間把事情做壞,這是不言而喻。要認清大多數事情只分合格或不合格,「夠好了」這說法是有理由的,這就是事情「夠好了」。

    最後一點是建立回饋圈。請教你相信的人,如果有人願意告訴你真相,說明你做的對或錯,這比世上任何一件事情都更有價值。我建議各位看這兩本書,時間管理不是近年才探討的,這兩本都是舊書,我強烈推薦用傳統的方式來結束演講。我可能會說:這就是我跟你們分享的事物,我不會再說我已經說過的,我要說一些你立刻可做的事。第一個:如果你沒有日時記事本、PDA、Palm Pilot這些,趕快去買一個,將你的待辦清單依照事情的優先次序排列。你可以使用前面提到的四個框框,或是用我的方法寫上0到9的一個數字,依照優先次序排列時間日誌。如果這太花時間,那就記錄下一個禮拜花多少時間看電視就好了,這是我給你的禮物。最後一件事,拿到日時記事本,在三十天後那一頁註記,如果它用「叮」一聲來提醒你也沒關係。三十天後重看這個演講,由於Gabe的好意,演講會放在網路上,問問你自己:我改變了什麼?如果我沒有改變任何事物,那至少我們共同渡過愉快的一小時;如果你改變了事物,你會有更多時間陪伴心愛的人,這是非常重。要時間就是我們的所有,有一天你可能會發覺你擁有的比你想像的少。

    謝謝,真不可思議。當初我跟Randy談到要舉辦這場演講,我說:挑最大的演講廳Cabell Hall,八百五十人。他說:你真的以為有八百五十人來聽我講這個?我說:不僅如此,我想還會把一些觀眾拒諸門外。我想這是達賴喇嘛以外最多人的一次,他說:喇嘛還真厲害。不久我就收到幾百封電子郵件,說這裡找不到座位,只好在網路上收看。我打電話給Randy:我想我們要找更大的演講廳,事情就是如此。

    再次感謝Randy,我們愛你,你講得非常棒。

    休息室有茶點,請各位享用。謝謝各位出席。

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